Datenschutz.
KI-Telefonassistent

1) Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die nachfolgend beschriebenen Verarbeitungen im Rahmen der KI-Telefonassistenz ist:

2) Geltungsbereich dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise gelten ausschließlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer KI-Telefonassistenz, die unter der Rufnummer +49 2421 6973021 erreichbar ist.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website gelten die separaten Hinweise unter datenschutz.html.

3) Beschreibung des KI-Telefonassistenten

Wir setzen einen KI-gestützten Telefonassistenten ein, der eingehende Anrufe annimmt, einfache Fragen beantwortet, Rückrufanfragen aufnimmt und auf Wunsch Termine vorschlägt. Der Assistent ist aus mehreren spezialisierten Diensten zusammengesetzt: Telefonie, Echtzeit-Spracherkennung, Sprachmodell zur Antwort­generierung, Sprachsynthese und Hosting. Auswahl, Konfiguration und Betrieb erfolgen in unserer eigenen Verantwortung; die einzelnen technischen Dienstleister sind unter Ziffer 6 aufgeführt.

Zu Beginn jedes Gesprächs werden Anrufer automatisiert darauf hingewiesen, dass es sich bei ihrem Gesprächspartner um einen KI-Sprachassistenten und nicht um einen Menschen handelt. Anrufer können das Gespräch jederzeit beenden oder die Weiterleitung an einen menschlichen Ansprechpartner verlangen.

4) Verarbeitete Daten

Im Rahmen Ihres Anrufs werden folgende Daten verarbeitet:

• Ihre Telefonnummer (per Caller-ID übermittelt, sofern nicht von Ihnen unterdrückt)
• Ihre Sprachaufnahme während des Gesprächs (zur Live-Transkription, nicht persistent gespeichert)
• Das Transkript Ihrer Äußerungen sowie der KI-Antworten
• Eine textuelle Zusammenfassung Ihres Anliegens
• Sofern von Ihnen genannt: Ihr Name, Rückruf­zeitpunkt, weitere Kontaktdaten
• Verbindungs­metadaten: Anrufzeitpunkt, Anrufdauer

Die Verarbeitung weiterer personenbezogener Daten — insbesondere besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten) — ist nicht vorgesehen. Wir bitten Sie, derartige Informationen nicht über die KI-Telefonassistenz, sondern auf direktem Weg an uns zu richten.

5) Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage

Zwecke: Annahme und Erfassung Ihres Anliegens, Beantwortung allgemeiner Fragen, Vereinbarung eines Rückrufs sowie Anbahnung und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin) sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre durch Fortsetzen des Gesprächs nach der KI-Hinweis-Ansage erteilte Einwilligung in die KI-spezifische Verarbeitung).

6) Eingesetzte Dienstleister (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO)

Zur technischen Umsetzung des Telefonassistenten setzen wir die folgenden spezialisierten Dienstleister ein. Mit allen genannten Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO.

6.1 Telefonie und Anrufzustellung — Twilio

Anbieter: Twilio Ireland Limited, 25-28 North Wall Quay, Dublin 1, D01 H104, Irland.
Verarbeitete Daten: Anrufer-Rufnummer, Verbindungsdaten (Datum, Uhrzeit, Dauer), Audiosignal des Gesprächs während der aktiven Verbindung.
Sitz und Drittlandbezug: Vertragspartner und primärer Verarbeitungsort liegen in der EU (Irland). Eine Mitschnitt-Funktion (Recording) ist in unserer Konfiguration deaktiviert.
Datenschutzhinweise: twilio.com/legal/privacy

6.2 Spracherkennung — Deepgram

Anbieter: Deepgram, Inc., 1719 California St, Denver, CO 80202, USA.
Verarbeitete Daten: Audiostream Ihres Gesprächs zur Echtzeit-Transkription (Speech-to-Text).
Drittlandbezug: USA. Wir nutzen den EU-Endpunkt api.eu.deepgram.com; die Übermittlung in die USA wird durch Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.
Datenschutzhinweise: deepgram.com/privacy

6.3 Sprachmodell — Anthropic

Anbieter: Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA.
Verarbeitete Daten: Transkribierte Gesprächsinhalte zur Generierung der Antworten des Assistenten (KI-Modell „Claude").
Zero Data Retention (ZDR): Die Verarbeitung bei Anthropic erfolgt mit aktiviertem Zero-Data-Retention-Modus. Das bedeutet: Anthropic speichert die übermittelten Inhalte nicht über die unmittelbare Beantwortung der Anfrage hinaus und nutzt sie auch nicht zum Training der KI-Modelle.
Drittlandbezug: USA. Anthropic ist unter dem EU-US Data Privacy Framework selbstzertifiziert; die Übermittlung erfolgt damit auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO. Ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln als Fallback gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
Datenschutzhinweise: anthropic.com/legal/privacy

6.4 Sprachsynthese — ElevenLabs

Anbieter: ElevenLabs, Inc., 169 Madison Avenue, Suite 2438, New York, NY 10016, USA.
Verarbeitete Daten: Generierte Antworttexte zur Umwandlung in synthetische Sprache (Text-to-Speech), die Sie am Telefon hören.
Drittlandbezug: USA. Die Übermittlung wird durch Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.
Datenschutzhinweise: elevenlabs.io/privacy

6.5 Anwendungs-Hosting — Hetzner

Anbieter: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.
Verarbeitete Daten: Orchestrierung der Anrufverarbeitung, Zwischenspeicherung der Transkripte und Zusammenfassungen.
Sitz und Drittlandbezug: Verarbeitung ausschließlich auf Servern in Deutschland (Rechenzentrum Nürnberg). Es findet kein Drittland-Transfer statt.
Datenschutzhinweise: hetzner.com/legal/privacy-policy

7) Drittlandübermittlungen

Wie unter Ziffer 6 dargestellt, erfolgt im Rahmen der Verarbeitung durch Deepgram, Anthropic und ElevenLabs teilweise eine Übermittlung in die USA.

Die Datenübermittlung in die USA wird abgesichert durch (i) den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023 zum EU-US Data Privacy Framework gemäß Art. 45 DSGVO, sofern der jeweilige Anbieter nach diesem Framework selbstzertifiziert ist, sowie (ii) die Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO als ergänzende Garantie. Den jeweils gültigen Zertifizierungsstatus können Sie unter dataprivacyframework.gov nachschlagen.

8) Speicherdauer und KI-Training

Wir speichern die im Rahmen Ihres Anrufs verarbeiteten Daten nur so lange, wie es für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist und gesetzliche Aufbewahrungs­fristen es vorsehen:

• Audiomitschnitte: werden nicht dauerhaft gespeichert. Das Audiosignal wird ausschließlich in Echtzeit verarbeitet (Streaming) und nach Beendigung des Gesprächs nicht aufbewahrt.
• Transkripte und Zusammenfassungen: werden für maximal sechs (6) Monate gespeichert, um Nachfragen zu Ihrem Anliegen bearbeiten zu können. Danach werden sie automatisch gelöscht.
• Verbindungsdaten (Rufnummer, Datum, Uhrzeit, Dauer): werden für maximal drei (3) Monate zu Abrechnungs- und Sicherheitszwecken gespeichert.
• Anliegen, die in eine geschäftliche Korrespondenz oder Beauftragung münden: unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungs­fristen (in der Regel 6 oder 10 Jahre gemäß § 257 HGB / § 147 AO).

Kein KI-Training mit Ihren Daten: Eine Verwendung der über den Telefonassistenten erhobenen Daten zu Trainings­zwecken für KI-Modelle findet nicht statt. Die unter Ziffer 6 genannten Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, übermittelte Inhalte ausschließlich zur Erbringung der jeweils beauftragten Verarbeitungsleistung und nicht für eigene Trainings- oder Modell­verbesserungs­zwecke zu verwenden (vgl. Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO).

9) Kennzeichnung als KI-System

Bereits zu Beginn jedes Gesprächs werden Sie automatisiert darauf hingewiesen, dass es sich bei Ihrem Gesprächspartner um einen KI-Sprachassistenten und nicht um einen Menschen handelt. Damit kommen wir der Transparenz­pflicht aus Art. 50 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung) nach. Sie können das Gespräch jederzeit beenden oder die Weiterleitung an einen menschlichen Ansprechpartner verlangen.

10) Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Der KI-Telefonassistent dient ausschließlich der Erfassung und Strukturierung Ihres Anliegens sowie der Beantwortung allgemeiner Fragen. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall mit rechtlicher Wirkung Ihnen gegenüber oder einer in vergleichbarer Weise erheblichen Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die endgültige Bearbeitung Ihres Anliegens erfolgt durch uns persönlich.

11) Ihre Rechte als betroffene Person

Das geltende Datenschutzrecht gewährt Ihnen uns gegenüber hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die nachstehenden Betroffenen­rechte:

• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO;
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
• Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO;
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Recht auf Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

12) Widerruf der Einwilligung und Beschwerderecht

Widerruf: Sie können Ihre zu Beginn des Telefonats erteilte Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie das Gespräch beenden, im Gespräch ausdrücklich widersprechen oder uns nachträglich per E-Mail an [email protected] oder schriftlich an die unter Ziffer 1 genannte Anschrift kontaktieren. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Beschwerderecht: Sofern Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde Ihrer Wahl zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

13) Freiwillige Nutzung — alternative Kontaktwege

Die Nutzung des KI-Telefon­assistenten ist freiwillig. Sie können uns alternativ auf den klassischen Wegen erreichen: per E-Mail an [email protected], über das Kontaktformular auf kontakt.html oder telefonisch unter 0173 4018320.