E-factureringsplicht 2028: wat jouw bedrijf nu moet weten.
· van Kevin Stumpf
Vanaf de 1 januari 2028 komt voor ambachtsbedrijven niet meer omheen: facturen aan andere bedrijven moeten als echte e-factuur de deur uit. Klinkt als een bureaucratisch monster, maar het is goed te doen als je tijdig begint. Hier is het stappenplan, zonder juridisch jargon.
De checklist bij het artikel — als pdf voor op je bureau.
Alle vier stappen met een overzicht van de termijnen op één pagina, om af te vinken op kantoor. Schrijf je in, de download start meteen en de checklist komt daarnaast ook in je inbox.
Geen spam, geen serie-mails. Alleen de pdf en eventueel een korte melding als er iets verandert aan de wetgeving. Uitschrijven kan altijd per e-mail. Privacy
Wat is eigenlijk een e-factuur?
Laten we eerst het grootste misverstand uit de weg ruimen: Een pdf per e-mail is geen e-factuur. Een e-factuur in de zin van de wet is een gestructureerde dataset volgens de Europese norm EN 16931, dus een bestand dat een computer automatisch kan inlezen en verwerken. In Duitsland zijn de twee gangbare formaten:
- XRechnung — een puur dataformaat (XML), vooral standaard bij overheidsopdrachtgevers.
- ZUGFeRD — een hybride: ziet eruit als een gewone pdf, maar heeft de gestructureerde gegevens ingebed. Voor ambachtsbedrijven meestal de handigste variant, omdat mensen het kunnen lezen en machines ook.
De termijnen — wat wanneer geldt
De basis is de Wachstumschancengesetz uit 2024. De verplichting komt in fasen:
- Sinds 1 januari 2025: Elk bedrijf in Duitsland moet e-facturen ontvangen kunnen — ook jouw bedrijf, ook zonder toestemming. Het goede nieuws: een gewoon e-mailadres volstaat daarvoor formeel.
- Tot eind 2026: Overgangstermijn: voor je uitgaande facturen mag je nog papier gebruiken of, met toestemming van de ontvanger, een eenvoudige pdf.
- Tot eind 2027: De overgangstermijn wordt verlengd voor bedrijven waarvan de omzet vorig jaar niet boven 800.000 euro uitkwam — dat dekt een groot deel van de ambachtssector.
- Vanaf 1 januari 2028: Schluss met de overgangsfase. Facturen tussen Duitse bedrijven (B2B) moeten als e-factuur worden uitgereikt.
De belangrijkste uitzonderingen
Niet elke factuur valt eronder. De plicht geldt niet voor:
- Particuliere klanten (B2C): De badrenovatie bij familie Müller mag je gewoon blijven factureren. De e-factureringsplicht geldt alleen voor transacties tussen bedrijven.
- Small-amount invoices up to 250 euros (bruto) — hier volstaat nog steeds het eenvoudige bewijsstuk.
- Kleinondernemer volgens § 19 UStG: Wie de kleineondernemersregeling gebruikt, is van de verplichting tot Tentoonstelling zijn van e-facturen permanent uitgezonderd — ontvangen moet je ze wel kunnen.
Voor veel vakbedrijven betekent dit: het werk voor particulieren loopt gewoon door zoals altijd. Maar zodra je werkt voor een hoofdaannemer, een vastgoedbeheerder, een bv of een ander bedrijf, ben je vanaf 2028 verplicht.
Vergeet de bewaartermijn niet
E-facturen moeten elektronisch en onveranderbaar bewaard moeten blijven. De bewaartermijn voor boekingsbewijzen bedraagt inmiddels acht jaar. „Uitprinten en in de map” voldoet bij een e-factuur niet aan de eisen: de gestructureerde gegevensset zelf moet bewaard blijven (trefwoord GoBD).
Jouw stappenplan: vier stappen, zonder stress
- Ontvangst regelen: Bepaal welke mailbox e-facturen ontvangt en laat het je leveranciers weten. Dat regel je vandaag in tien minuten.
- Software controleren: Kan je factuurprogramma ZUGFeRD of XRechnung aanmaken en inlezen? Als je nog met Word en Excel factureert: nu is het juiste moment om over te stappen — niet pas met oudejaarsavond 2027.
- Archivering regelen: Zorg dat inkomende en uitgaande e-facturen automatisch en revisiebestendig worden opgeslagen.
- Betrek je belastingadviseur: Veel kantoren nemen e-facturen al liever aan dan stapels papier — vraag naar de beste overdrachtsmethode (bijv. DATEV).
Mijn eerlijke advies
2028 klinkt ver weg. Dat is het niet. Wie zijn processen pas in het najaar van 2027 omzet, doet dat onder tijdsdruk en naast het dagelijkse werk, en dan gaat het vaak mis. Wie nu begint, heeft twee rustige jaren aan buffer en merkt de overstap nauwelijks.
Mocht je daarbij hulp willen: in mijn bedrijfssoftware ProfiSuite Handwerk is de e-factuur-module (ontvangst & verzending, XRechnung en ZUGFeRD, GoBD-conforme archivering, DATEV-export) al klaar ingebouwd. En als je alleen een vraag hebt over de overstap: 15 minuten, gratis, eerlijk — ook als er uiteindelijk geen samenwerking uit voortkomt.
En neem de Checklist als pdf met — één pagina, vier stappen, om af te vinken op kantoor.
