Privacy.
AI-telefoonassistent

1) Verantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de hieronder beschreven verwerkingen in het kader van de AI-telefoonassistent is:

2) Toepassingsgebied van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt uitsluitend voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van onze AI-telefoonassistentie, die bereikbaar is via het nummer +49 2421 6973021 bereikbaar is.

Voor de verwerking van persoonsgegevens bij een bezoek aan onze website gelden de afzonderlijke informatie onder datenschutz.html.

3) Beschrijving van de AI-telefoonassistent

Wij zetten een AI-ondersteunde telefoonassistent in die inkomende oproepen aanneemt, eenvoudige vragen beantwoordt, terugbelverzoeken noteert en desgewenst afspraken voorstelt. De assistent is opgebouwd uit meerdere gespecialiseerde diensten: telefonie, spraakherkenning in realtime, een taalmodel voor het genereren van antwoorden, spraaksynthese en hosting. Keuze, configuratie en beheer gebeuren onder onze eigen verantwoordelijkheid; de afzonderlijke technische dienstverleners staan vermeld onder punt 6.

Aan het begin van elk gesprek wordt bellers automatisch meegedeeld dat hun gesprekspartner een AI-spraakassistent is en geen mens. Bellers kunnen het gesprek op elk moment beëindigen of vragen om doorverbinding naar een menselijke contactpersoon.

4) Verwerkte gegevens

Tijdens je gesprek worden de volgende gegevens verwerkt:

• Je telefoonnummer (via caller-ID doorgegeven, tenzij je die hebt onderdrukt)
• Je spraakopname tijdens het gesprek (voor de live-transcriptie, niet blijvend opgeslagen)
• Het transcript van uw uitspraken en van de AI-antwoorden
• Een tekstuele samenvatting van uw vraag
• Als je ze opgeeft: je naam, gewenst belmoment, overige contactgegevens
• Verbindingsmetadata: tijdstip van het gesprek, gespreksduur

Het verwerken van verdere persoonsgegevens, in het bijzonder bijzondere categorieën van persoonsgegevens volgens art. 9 AVG (DSGVO), zoals gezondheidsgegevens, is niet voorzien. Vraag je om dergelijke informatie niet via de AI-telefoonassistent te geven, maar stuur ze rechtstreeks naar ons.

5) Verwerkingsdoeleinden en rechtsgrond

Doeleinden: Het in ontvangst nemen en vastleggen van je vraag, het beantwoorden van algemene vragen, het plannen van een terugbelverzoek en het voorbereiden en uitvoeren van precontractuele maatregelen.

Rechtsgronden: Verwerking op basis van art. 6 lid 1 sub b AVG, voor zover de verwerking nodig is om op jouw verzoek precontractuele maatregelen te nemen, en verder op basis van art. 6 lid 1 sub f AVG, op grond van ons gerechtvaardigd belang bij een bereikbare en efficiënte afhandeling van binnenkomende vragen. Aan het begin van het gesprek word je geïnformeerd dat er AI wordt ingezet. Je kunt een menselijke behandeling vragen en het gesprek op elk moment beëindigen. Gewoon doorpraten geldt niet als toestemming in de zin van de privacywetgeving.

6) Ingezette dienstverleners (verwerkers volgens art. 28 AVG)

Voor de technische uitvoering van de telefoonassistent werken we met de volgende gespecialiseerde dienstverleners. Met alle genoemde aanbieders bestaan verwerkersovereenkomsten conform art. 28 AVG.

6.1 Telefonie en oproepdoorverbinding — Twilio

Aanbieder: Twilio Ireland Limited, 25-28 North Wall Quay, Dublin 1, D01 H104, Irland.
Verwerkte gegevens: Telefoonnummer van de beller, verbindingsgegevens (datum, tijd, duur), audiosignaal van het gesprek tijdens de actieve verbinding.
Zetel en koppeling met derde landen: Contractpartner en de primaire verwerkingslocatie liggen in de EU (Ierland). Een opnamefunctie (recording) is in onze configuratie uitgeschakeld.
Privacyinformatie: twilio.com/legal/privacy

6.2 Spraakherkenning — Deepgram

Aanbieder: Deepgram, Inc., 1719 California St, Denver, CO 80202, USA.
Verwerkte gegevens: Audiostream van je gesprek voor realtime transcriptie (speech-to-text).
Verwerking buiten de EU: VS. Wij gebruiken het EU-eindpunt api.eu.deepgram.com; de doorgifte naar de VS wordt beveiligd met standaardcontractbepalingen conform artikel 46, lid 2, onder c, AVG.
Privacyinformatie: deepgram.com/privacy

6.3 Taalmodel — Anthropic

Aanbieder: Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA.
Verwerkte gegevens: Getranscribeerde gespreksinhoud voor het genereren van de antwoorden van de assistent (AI-model "Claude").
Zero Data Retention (ZDR): De verwerking bij Anthropic gebeurt met de zero-data-retention-modus ingeschakeld. Dat betekent: Anthropic bewaart de verstuurde inhoud niet langer dan nodig is om de aanvraag te beantwoorden, en gebruikt die ook niet om de AI-modellen te trainen.
Verwerking buiten de EU: Verenigde Staten. Anthropic is onder het EU-VS Data Privacy Framework zelfgecertificeerd; de doorgifte gebeurt daarmee op basis van het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie overeenkomstig art. 45 AVG. Daarnaast gelden standaardcontractbepalingen als terugvaloptie overeenkomstig art. 46 lid 2 sub c AVG.
Privacyinformatie: anthropic.com/legal/privacy

6.4 Spraaksynthese — ElevenLabs

Aanbieder: ElevenLabs, Inc., 169 Madison Avenue, Suite 2438, New York, NY 10016, USA.
Verwerkte gegevens: Gegenereerde antwoordteksten die worden omgezet naar synthetische spraak (text-to-speech), die je aan de telefoon hoort.
Verwerking buiten de EU: VS. ElevenLabs heeft zich aangesloten bij het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (EU-US Data Privacy Framework); de Europese Commissie heeft voor gecertificeerde Amerikaanse bedrijven een adequaat beschermingsniveau vastgesteld (art. 45 AVG). Aanvullend gelden de standaardcontractbepalingen uit de verwerkersovereenkomst.
Geen gebruik voor AI-training: We hebben in ons ElevenLabs-account bezwaar gemaakt tegen het gebruik van gegevens uit onze werkruimte om AI-modellen te trainen.
Privacyinformatie: elevenlabs.io/privacy

6.5 Hosting van de applicatie — Hetzner

Aanbieder: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland.
Verwerkte gegevens: Aansturing van de gespreksverwerking, tijdelijke opslag van de transcripten en samenvattingen.
Zetel en koppeling met derde landen: Verwerking uitsluitend op servers in Duitsland (datacenter Neurenberg). Er vindt geen doorgifte naar derde landen plaats.
Privacyinformatie: hetzner.com/legal/privacy-policy

7) Doorgifte aan derde landen

Zoals onder punt 6 is beschreven, gebeurt de verwerking door Deepgram, Anthropic en ElevenLabs gedeeltelijk een doorgifte naar de VS.

De doorgifte van gegevens naar de VS wordt beveiligd door (i) het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10-07-2023 over EU-US Data Privacy Framework conform artikel 45 AVG, voor zover de betreffende aanbieder onder dit framework zelfgecertificeerd is, en (ii) de Standard contractual clauses (SCC) van de Europese Commissie, overeenkomstig art. 46, lid 2, onder c AVG, als aanvullende waarborg. De telkens geldende certificeringsstatus kun je bekijken op dataprivacyframework.gov opzoeken.

8) Bewaartermijn en AI-training

Wij bewaren de gegevens die bij je telefoontje worden verwerkt alleen zolang dat nodig is voor de behandeling van je vraag en wettelijke bewaartermijnen dat voorschrijven:

• Audio-opnames: worden niet permanent opgeslagen. Het audiosignaal wordt uitsluitend in realtime verwerkt (streaming) en na afloop van het gesprek niet bewaard.
• Transcripten en samenvattingen: worden maximaal zes (6) maanden opgeslagen om vragen over je verzoek te kunnen behandelen. Daarna worden ze automatisch verwijderd.
• Verbindingsgegevens (telefoonnummer, datum, tijdstip, duur): worden maximaal drie (3) maanden opgeslagen voor facturatie- en beveiligingsdoeleinden.
• Verzoeken die leiden tot zakelijke correspondentie of een opdracht: vallen onder de handels- en fiscale bewaartermijnen (doorgaans 6 of 10 jaar volgens § 257 HGB / § 147 AO).

Geen AI-training met jouw gegevens: Gegevens die via de telefoonassistent worden verzameld, worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. De onder punt 6 genoemde dienstverleners zijn contractueel verplicht de doorgegeven inhoud uitsluitend te gebruiken voor het leveren van de door ons opgedragen verwerking, en niet voor eigen trainings- of modelverbeteringsdoeleinden (zie verwerkersovereenkomsten conform art. 28 AVG).

9) Kenmerking als AI-systeem

Aan het begin van elk gesprek word je automatisch erop gewezen dat je gesprekspartner een AI-spraakassistent is en geen mens. Zo voldoen we aan de transparantieverplichting uit art. 50 lid 1 van Verordening (EU) 2024/1689 (AI-verordening). Je kunt het gesprek op elk moment beëindigen of vragen om doorverbinding met een menselijke contactpersoon.

10) Geen geautomatiseerde besluitvorming

De AI-telefoonassistent dient uitsluitend om je verzoek vast te leggen en te structureren en om algemene vragen te beantwoorden. Er wordt geen geautomatiseerde beslissing in de zin van art. 22 AVG genomen die voor jou rechtsgevolgen heeft of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk raakt. De uiteindelijke behandeling van je verzoek gebeurt persoonlijk door ons.

11) Uw rechten als betrokkene

De toepasselijke privacywetgeving geeft u ten opzichte van ons, met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, de volgende rechten als betrokkene:

• Recht op inzage volgens art. 15 AVG;
• Recht op rectificatie volgens art. 16 AVG;
• Recht op verwijdering volgens art. 17 AVG;
• Recht op beperking van de verwerking volgens art. 18 AVG;
• Recht op informatie volgens art. 19 AVG;
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid conform art. 20 AVG;
• recht om gegeven toestemming in te trekken volgens art. 7 lid 3 AVG;
• Recht om klacht in te dienen volgens art. 77 AVG.

Voor de uitoefening van je rechten volstaat een vormloze mededeling aan de onder punt 1 genoemde contactgegevens.

12) Bezwaar en klachtrecht

Bezwaar: Voor zover de verwerking berust op art. 6 lid 1 sub f AVG, kun je om redenen die voortvloeien uit jouw bijzondere situatie te allen tijde bezwaar maken. Je kunt het gesprek beëindigen, tijdens het gesprek om menselijke behandeling vragen of ons achteraf een e-mail sturen naar [email protected] of schriftelijk contact opnemen met het adres genoemd onder punt 1.

Klachtrecht: Als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de AVG, heeft u op grond van art. 77 AVG het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming van uw keuze. De voor ons bevoegde toezichthoudende autoriteit is:

13) Vrijwillig gebruik — alternatieve contactmogelijkheden

Die Nutzung des KI-Telefonassistenten ist freiwillig. Alternativ erreichst du uns auf den klassischen Wegen: per E-Mail an [email protected], via het contactformulier op kontakt.html of bel telefonisch naar 0173 4018320.