E-Rechnungspflicht 2028: Was dein Betrieb jetzt wissen muss.
· von Kevin Stumpf
Ab dem 1. Januar 2028 führt für Handwerksbetriebe kein Weg mehr dran vorbei: Rechnungen an andere Unternehmen müssen als echte E-Rechnung raus. Klingt nach Bürokratie-Monster — ist aber machbar, wenn du rechtzeitig anfängst. Hier ist der Fahrplan, ohne Juristendeutsch.
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Was ist überhaupt eine E-Rechnung?
Erstmal das größte Missverständnis aus dem Weg: Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 — also eine Datei, die ein Computer automatisch einlesen und verarbeiten kann. In Deutschland sind die zwei gängigen Formate:
- XRechnung — ein reines Datenformat (XML), Standard vor allem bei öffentlichen Auftraggebern.
- ZUGFeRD — ein Hybrid: sieht aus wie ein normales PDF, hat aber die strukturierten Daten eingebettet. Für Handwerksbetriebe meist die praktischste Variante, weil Menschen es lesen können und Maschinen auch.
Die Fristen — was wann gilt
Die Grundlage ist das Wachstumschancengesetz von 2024. Die Pflicht kommt in Stufen:
- Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen können — auch dein Betrieb, auch ohne Zustimmung. Die gute Nachricht: Ein ganz normales E-Mail-Postfach reicht dafür formal aus.
- Bis Ende 2026: Übergangsfrist — für deine ausgehenden Rechnungen darfst du weiterhin Papier nutzen oder, mit Zustimmung des Empfängers, ein einfaches PDF.
- Bis Ende 2027: Die Übergangsfrist verlängert sich für Betriebe, deren Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag — das deckt einen großen Teil des Handwerks ab.
- Ab 1. Januar 2028: Schluss mit Übergang. Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B) müssen als E-Rechnung ausgestellt werden.
Die wichtigen Ausnahmen
Nicht jede Rechnung ist betroffen. Die Pflicht gilt nicht für:
- Privatkunden (B2C): Die Badsanierung bei Familie Müller darfst du weiter ganz normal in Rechnung stellen. Die E-Rechnungspflicht betrifft nur Geschäfte zwischen Unternehmen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (brutto) — hier reicht weiterhin der einfache Beleg.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, ist von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dauerhaft ausgenommen — empfangen können muss man sie trotzdem.
Heißt für viele Handwerksbetriebe: Der Privatkundenbereich läuft weiter wie gewohnt. Aber sobald du für einen Generalunternehmer, einen Hausverwalter, eine GmbH oder einen anderen Betrieb arbeitest, bist du ab 2028 in der Pflicht.
Aufbewahrung nicht vergessen
E-Rechnungen müssen elektronisch und unveränderbar aufbewahrt werden — die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege liegt inzwischen bei acht Jahren. „Ausdrucken und in den Ordner" erfüllt die Anforderungen bei einer E-Rechnung nicht: Der strukturierte Datensatz selbst muss erhalten bleiben (Stichwort GoBD).
Dein Fahrplan — vier Schritte, kein Stress
- Empfang klären: Lege fest, über welches Postfach E-Rechnungen reinkommen, und sage es deinen Lieferanten. Das kannst du heute in zehn Minuten erledigen.
- Software prüfen: Kann dein Rechnungsprogramm ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen und einlesen? Falls du noch mit Word und Excel fakturierst: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt zu wechseln — nicht erst Silvester 2027.
- Archivierung regeln: Sorge dafür, dass eingehende und ausgehende E-Rechnungen automatisch und revisionssicher abgelegt werden.
- Steuerberater einbinden: Viele Kanzleien nehmen E-Rechnungen schon heute lieber als Papierstapel — frag nach dem besten Übergabeweg (z. B. DATEV).
Mein ehrlicher Rat
2028 klingt weit weg. Ist es nicht. Wer seine Abläufe erst im Herbst 2027 umstellt, macht das unter Zeitdruck und neben dem Tagesgeschäft — und genau dann gehen Dinge schief. Wer jetzt anfängt, hat zwei entspannte Jahre Puffer und merkt den Umstieg kaum.
Falls du dabei Unterstützung willst: In meiner Betriebs-Software Cockpit ist das E-Rechnungs-Modul (Empfang & Versand, XRechnung und ZUGFeRD, GoBD-konforme Ablage, DATEV-Export) bereits fertig eingebaut. Und wenn du nur eine Frage zur Umstellung hast: 15 Minuten, kostenlos, ehrlich — auch wenn am Ende keine Zusammenarbeit dabei rauskommt.
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