Facture électronique obligatoire en 2028 : ce que votre entreprise doit savoir dès maintenant.
· de Kevin Stumpf
À partir du 1er janvier 2028 pour les entreprises artisanales, il n'y a plus d'alternative : les factures adressées à d'autres entreprises doivent être émises sous forme de véritable facture électronique. Cela ressemble à un monstre bureaucratique, mais c'est faisable si vous commencez à temps. Voici la feuille de route, sans jargon juridique.
La checklist de l'article — au format PDF, à garder sur votre bureau.
Les quatre étapes avec un aperçu des délais sur une seule page, à cocher pour le bureau. Inscrivez-vous : le téléchargement démarre immédiatement et la checklist arrive en plus dans votre boîte e-mail.
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C'est quoi, une facture électronique ?
Commençons par le plus grand malentendu : Un PDF envoyé par e-mail n'est pas une facture électronique. Une facture électronique au sens de la loi est un jeu de données structuré selon la norme européenne EN 16931, c'est-à-dire un fichier qu'un ordinateur peut lire et traiter automatiquement. En Allemagne, les deux formats courants sont :
- XRechnung — un simple format de données (XML), standard surtout auprès des pouvoirs publics.
- ZUGFeRD un format hybride : il ressemble à un PDF classique, mais intègre les données structurées. Pour les artisans, c'est généralement la variante la plus pratique, car les humains peuvent le lire et les machines aussi.
Les délais — ce qui s'applique et quand
La base juridique est la loi allemande « Wachstumschancengesetz » de 2024. L'obligation entre en vigueur par étapes :
- Depuis le 1er janvier 2025 : Chaque entreprise en Allemagne doit pouvoir recevoir des factures électroniques reçoivent peuvent — y compris votre entreprise, même sans consentement. La bonne nouvelle : une simple boîte e-mail classique suffit, sur le plan formel.
- D'ici fin 2026 : Période transitoire : pour vos factures sortantes, vous pouvez continuer à utiliser le papier ou, avec l'accord du destinataire, un simple PDF.
- D'ici fin 2027 : Le délai transitoire est prolongé pour les entreprises dont le chiffre d'affaires total de l'année précédente n'a pas dépassé 800 000 euros, ce qui couvre une grande partie de l'artisanat.
- À partir du 1er janvier 2028 : Fini la période de transition. Les factures entre entreprises nationales (B2B) doivent être émises sous forme de facture électronique.
Les exceptions importantes
Toutes les factures ne sont pas concernées. L'obligation s'applique pas pour :
- Clients particuliers (B2C) : Vous pouvez continuer à facturer normalement la rénovation de salle de bains chez la famille Müller. L'obligation de facturation électronique ne concerne que les opérations entre entreprises.
- Factures de petits montants jusqu'à 250 euros (TVA comprise) — ici, le simple justificatif suffit toujours.
- Petite entreprise selon § 19 UStG : Quiconque recourt au régime des petites entreprises est dispensé de l'obligation de Exposition exemptés durablement de l'obligation de facturation électronique — il faut tout de même pouvoir les recevoir.
Pour beaucoup d'entreprises artisanales, cela signifie : le segment des particuliers continue comme d'habitude. Mais dès que vous travaillez pour un entrepreneur général, un gestionnaire d'immeubles, une GmbH ou une autre entreprise, vous êtes tenu à partir de 2028.
Ne pas oublier la conservation des données
Les factures électroniques doivent électronique et inaltérable doivent être conservés — le délai de conservation des pièces comptables est désormais de huit ans. « Imprimer et ranger dans le classeur » ne satisfait pas aux exigences pour une facture électronique : le jeu de données structuré lui-même doit être conservé (mot-clé : GoBD).
Votre feuille de route : quatre étapes, sans stress
- Clarifier l'accueil : Définissez la boîte mail qui reçoit les factures électroniques et communiquez-la à vos fournisseurs. Vous pouvez le faire aujourd'hui en dix minutes.
- Vérifiez le logiciel : Votre logiciel de facturation peut-il générer et lire les factures ZUGFeRD ou XRechnung ? Si vous facturez encore avec Word et Excel : c'est le moment de changer, sans attendre la Saint-Sylvestre 2027.
- Régler l'archivage : Faites en sorte que les e-factures entrantes et sortantes soient archivées automatiquement et de façon probante.
- Faire intervenir votre conseiller fiscal : De nombreux cabinets préfèrent déjà les factures électroniques aux piles de papier. Renseignez-vous sur la meilleure méthode de transmission (par ex. DATEV).
Mon conseil honnête
2028 semble loin. Ce n'est pas le cas. Celui qui réorganise ses processus seulement à l'automne 2027 le fait sous pression de temps et en parallèle de l'activité courante, et c'est précisément là que les choses tournent mal. Celui qui commence maintenant dispose de deux années confortables de marge et remarque à peine la transition.
Si vous voulez de l'aide pour cela : dans mon logiciel de gestion d'entreprise ProfiSuite Handwerk est déjà équipé du module e-facture (réception et envoi, XRechnung et ZUGFeRD, archivage conforme aux GoBD, export DATEV). Et si vous avez simplement une question sur la transition : 15 minutes, gratuit, en toute franchise — même si, au final, aucune collaboration n'en résulte.
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