Protection des données.
Assistant téléphonique IA

1) Responsable du traitement

Responsable au sens du règlement général sur la protection des données (DSGVO/RGPD) pour les traitements décrits ci-après dans le cadre de l'assistant téléphonique IA :

2) Champ d'application de la présente déclaration de confidentialité

Ces informations relatives à la protection des données ne s'appliquent qu'au traitement des données personnelles dans le cadre de notre assistance téléphonique par IA, joignable au numéro +49 2421 6973021 qu'il est joignable.

Pour le traitement des données personnelles lors de votre visite de notre site, les indications distinctes figurant sous datenschutz.html.

3) Description de l'assistant téléphonique IA

Nous utilisons un assistant téléphonique basé sur l'IA, qui décroche les appels entrants, répond aux questions simples, enregistre les demandes de rappel et propose, si vous le souhaitez, des rendez-vous. L'assistant se compose de plusieurs services spécialisés : téléphonie, reconnaissance vocale en temps réel, modèle de langage pour la génération des réponses, synthèse vocale et hébergement. Le choix, la configuration et l'exploitation relèvent de notre seule responsabilité ; les différents prestataires techniques sont listés au point 6.

Au début de chaque conversation, les personnes qui appellent sont automatiquement informées que leur interlocuteur est un assistant vocal IA et non une personne. Elles peuvent à tout moment mettre fin à l'appel ou demander à être transférées vers un interlocuteur humain.

4) Données traitées

Dans le cadre de votre appel, les données suivantes sont traitées :

• Votre numéro de téléphone (transmis par identification de l'appelant, sauf si vous l'avez masqué)
• Votre enregistrement vocal pendant l'appel (pour la transcription en direct, non conservé de façon permanente)
• La transcription de vos propos ainsi que des réponses de l'IA
• Un résumé textuel de votre demande
• Si vous les indiquez : votre nom, le moment du rappel, d'autres coordonnées
• Métadonnées de connexion : horodatage de l'appel, durée de l'appel

Le traitement d'autres données à caractère personnel, en particulier de catégories particulières de données au sens de l'art. 9 du RGPD (p. ex. des données de santé), n'est pas prévu. Nous vous prions de ne pas nous transmettre de telles informations via l'assistance téléphonique par IA, mais directement par un autre canal.

5) Finalités du traitement et base juridique

Finalités : Prise en charge et enregistrement de votre demande, réponse aux questions générales, prise de rendez-vous pour un rappel, ainsi que mise en place et exécution de mesures précontractuelles.

Bases juridiques : Art. 6, § 1er, point b, du RGPD, dans la mesure où le traitement est nécessaire à l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, et pour le surplus l'art. 6, § 1er, point f, du RGPD, sur la base de notre intérêt légitime à traiter les demandes entrantes de manière joignable et efficace. Vous êtes informé(e) de l'utilisation de l'IA dès le début de la conversation, vous pouvez exiger un traitement humain et mettre fin à la conversation à tout moment. La simple poursuite de la conversation n'est pas considérée comme un consentement au sens de la protection des données.

6) Sous-traitants utilisés (sous-traitants au sens de l'art. 28 du RGPD)

Pour la mise en œuvre technique de l'assistant téléphonique, nous faisons appel aux prestataires spécialisés suivants. Avec tous les prestataires cités, des contrats de sous-traitance conformes à l'article 28 du RGPD sont en place.

6.1 Téléphonie et acheminement des appels — Twilio

Fournisseur : Twilio Ireland Limited, 25-28 North Wall Quay, Dublin 1, D01 H104, Irlande.
Données traitées : Numéro de l'appelant, données de connexion (date, heure, durée), signal audio de la conversation pendant la connexion active.
Siège et lien avec un pays tiers : Le partenaire contractuel et le lieu de traitement principal se situent dans l'UE (Irlande). Une fonction d'enregistrement (Recording) est désactivée dans notre configuration.
Informations sur la protection des données : twilio.com/legal/privacy

6.2 Reconnaissance vocale — Deepgram

Fournisseur : Deepgram, Inc., 1719 California St, Denver, CO 80202, USA.
Données traitées : Flux audio de votre conversation pour la transcription en temps réel (speech-to-text).
Lien avec un pays tiers : États-Unis. Nous utilisons le point de terminaison UE api.eu.deepgram.com; le transfert vers les États-Unis est encadré par des clauses contractuelles types conformément à l'art. 46, § 2, let. c) du RGPD.
Informations sur la protection des données : deepgram.com/privacy

6.3 Modèle de langage — Anthropic

Fournisseur : Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA.
Données traitées : Contenus d'entretiens transcrits utilisés pour générer les réponses de l'assistant (modèle d'IA « Claude »).
Zero Data Retention (ZDR) : Le traitement chez Anthropic s'effectue avec le mode Zero Data Retention activé. Cela signifie qu'Anthropic ne conserve pas les contenus transmis au-delà de la réponse immédiate à la demande et ne les utilise pas non plus pour entraîner les modèles d'IA.
Lien avec un pays tiers : États-Unis. Anthropic est autocertifiée dans le cadre du EU-US Data Privacy Framework ; le transfert repose donc sur la décision d'adéquation de la Commission européenne au sens de l'art. 45 du RGPD. En complément, des clauses contractuelles types existent comme solution de repli au sens de l'art. 46, § 2, point c, du RGPD.
Informations sur la protection des données : anthropic.com/legal/privacy

6.4 Synthèse vocale — ElevenLabs

Fournisseur : ElevenLabs, Inc., 169 Madison Avenue, Suite 2438, New York, NY 10016, USA.
Données traitées : Textes de réponse générés, à transformer en voix de synthèse (text-to-speech) que vous entendez au téléphone.
Lien avec un pays tiers : États-Unis. ElevenLabs a adhéré au cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework) ; la Commission européenne a constaté un niveau de protection adéquat pour les entreprises américaines certifiées (art. 45 RGPD). En complément, les clauses contractuelles types de l'accord de sous-traitance s'appliquent.
Aucune utilisation pour l'entraînement d'IA : Dans notre compte ElevenLabs, nous nous sommes opposés à l'utilisation des données de notre espace de travail pour entraîner des modèles d'IA.
Informations sur la protection des données : elevenlabs.io/privacy

6.5 Hébergement de l'application — Hetzner

Fournisseur : Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Allemagne.
Données traitées : Orchestration du traitement des appels, mise en cache temporaire des transcriptions et des résumés.
Siège et lien avec un pays tiers : Traitement exclusivement sur des serveurs situés en Allemagne (centre de données de Nuremberg). Aucun transfert vers un pays tiers n'a lieu.
Informations sur la protection des données : hetzner.com/legal/privacy-policy

7) Transferts vers des pays tiers

Comme indiqué au point 6, le traitement effectué dans le cadre de la mise en œuvre par Deepgram, Anthropic et ElevenLabs une transmission partielle vers les États-Unis.

Le transfert de données vers les États-Unis est encadré par (i) la décision d'adéquation de la Commission européenne du 10.07.2023 relative au EU-US Data Privacy Framework conformément à l'art. 45 du RGPD, pour autant que le fournisseur concerné soit autocertifié dans le cadre de ce Framework, ainsi que (ii) les Clauses contractuelles types (SCC) de la Commission européenne conformément à l'art. 46, § 2, point c) du RGPD, en tant que garantie complémentaire. Vous pouvez consulter le statut de certification actuellement valable sous dataprivacyframework.gov consulter.

8) Durée de conservation et entraînement de l'IA

Nous ne conservons les données traitées dans le cadre de votre appel que le temps nécessaire au traitement de votre demande et tant que les délais légaux de conservation l'exigent :

• Enregistrements audio : ne sont pas conservés durablement. Le signal audio n'est traité qu'en temps réel (streaming) et n'est pas conservé après la fin de la conversation.
• Transcriptions et résumés : pendant un maximum de six (6) mois conservées pour pouvoir traiter vos questions relatives à votre demande. Elles sont ensuite supprimées automatiquement.
• Données de connexion (numéro de téléphone, date, heure, durée) : sont conservées pendant au maximum trois (3) mois conservées à des fins de facturation et de sécurité.
• Demandes qui débouchent sur une correspondance professionnelle ou une commande : sont soumis aux délais légaux de conservation commerciale et fiscale (en règle générale 6 ou 10 ans selon le § 257 HGB / le § 147 AO).

Aucun entraînement d'IA avec vos données : Les données collectées via l'assistant téléphonique ne sont pas utilisées à des fins d'entraînement de modèles d'IA. Les prestataires mentionnés au point 6 sont contractuellement tenus d'utiliser les contenus transmis exclusivement pour fournir la prestation de traitement commandée, et non à leurs propres fins d'entraînement ou d'amélioration de modèles (cf. contrats de sous-traitance au sens de l'art. 28 du RGPD).

9) Signalement comme système d'IA

Dès le début de chaque conversation, vous êtes informé automatiquement que votre interlocuteur est un assistant vocal IA et non une personne. Nous satisfaisons ainsi à l'obligation de transparence prévue à l'article 50, paragraphe 1, du règlement (UE) 2024/1689 (règlement sur l'IA). Vous pouvez à tout moment mettre fin à la conversation ou demander un transfert vers un interlocuteur humain.

10) Absence de prise de décision automatisée

L'assistant téléphonique IA sert uniquement à enregistrer et structurer votre demande ainsi qu'à répondre aux questions générales. Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques à votre égard, ni aucune décision ayant un effet significatif comparable au sens de l'article 22 du RGPD, n'est prise. Le traitement définitif de votre demande est assuré par nos soins, personnellement.

11) Vos droits en tant que personne concernée

Le droit applicable en matière de protection des données vous accorde, à l'égard de nous, les droits suivants concernant le traitement de vos données à caractère personnel :

• droit d'accès selon l'art. 15 du RGPD ;
• Droit de rectification conformément à l'art. 16 du RGPD ;
• Droit à l'effacement conformément à l'art. 17 du RGPD ;
• droit à la limitation du traitement conformément à l'article 18 du RGPD ;
• Droit d'information selon l'art. 19 RGPD ;
• droit à la portabilité des données conformément à l'art. 20 RGPD ;
• droit de retirer son consentement à tout moment, conformément à l'art. 7, § 3, du RGPD ;
• Droit de réclamation conformément à l'art. 77 RGPD.

Pour exercer vos droits, il suffit d'adresser un message sans forme particulière aux coordonnées mentionnées au point 1.

12) Droit d'opposition et droit de recours

Opposition : Dans la mesure où le traitement repose sur l'art. 6, § 1, point f, du RGPD, vous pouvez vous y opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière. Vous pouvez mettre fin à la conversation, demander un traitement par un humain pendant l'échange ou nous écrire a posteriori par e-mail à [email protected] ou par écrit à l'adresse indiquée au point 1.

Droit d'introduire une réclamation : Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles viole le RGPD, vous avez, conformément à l'article 77 du RGPD, le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données de votre choix. L'autorité de contrôle compétente pour nous est :

13) Utilisation facultative : autres moyens de contact

L'utilisation de l'assistant téléphonique IA est facultative. Vous pouvez aussi nous joindre par les voies classiques : par e-mail à [email protected], via le formulaire de contact sur kontakt.html ou par téléphone au 0173 4018320.